上司や先輩が何を言っているのかわからない!説明が悪い!指示や命令の受け方は?報告のコツは?

 

 

今日もお疲れ様です!自営viloggerのKAZUTONです。

 

 

仕事上で人は誰しもこう思います。

 

「いい所を見せたい」

「できない人間と思われたくない」

 

それゆえに、

 

わからないのに質問しない

無理な仕事も引き受ける

 

結局はミスに繋がり

周りの人に迷惑をかけてしまいます。

 

そうならないよう

上司や先輩からの指示や命令を

受ける時の基本を考えていきましょう。

 

 

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指示や命令を受けた時の4つの基本

 

 

仕事において、上から指示をされることはよくあります。

指示や命令を受けるだけなら誰でもできます。

 

重要なのは指示を受けて、

それをどうやって成功に導けるかです。

 

とても重要なことです。

 

 

 

名前を呼ばれたら必ず返事をする

 

 

当たり前のことですよね。

 

返事をしない人が最近増えました。

なぜ返事をしないのかよくわかりません。

軍国主義の香りがするからとかなのでしょうか?

 

返事はとても大事です。

 

あなたが逆に物事を教える立場になった時

生徒を呼びます。

しかし返事をしません。

 

どう思いますか?

 

とても態度が悪い生徒だと思うはずです。

 

なんであいつは返事しないんだ?感じ悪いな。

 

そんな態度が悪い生徒に対し、

物事を教えたくなるでしょうか?

わからないと困っていて、

自分の貴重な時間を割いてまで教えますか?

 

 

そんな奴に教えたくはないよ!

 

そうですよね。

教えたくないですよね・・・

 

上司や先輩だって人間なんです。

いくら仕事とはいえ、自分にとって

態度が悪い人間に物事を教えたくはありません。

 

教わるのが当たり前!ではなく

教えてもらえるなんてありがとう!

の気持ちをいつも持ちましょう。

 

当然のことですが、名前を呼ばれたら

どんなに忙しくても必ず返事をしましょうね

 

 

5W3Hを確認してメモをとる

 

 

5H3Wとは

物事を正確に伝える時に必要とされる8つの確認事項

のことです。

 

指示を受ける際は

この8つの確認事項を使ってメモをとると

・自分が困ったとき

・見失ってしまった時

などにとても役立ちます

仕事の成功率もぐんと上がります。

 

5W

WHY    (いつ)

WHAT    (何を)

WHEN    (いつまで)

WHO         (誰が)

WHERE       (どこで)

 

3H

HOW         (どのように)

HOW MANY   (いくつ)

HOW MUCH (いくらで)

 

 

内容を復唱してわからなければ質問

 

 

自分が受け取った内容が

間違っていないか、

誤解がないか復唱確認しましょう。

 

わからないことがあれば

どんな些細なことでも質問しましょう。

 

上司や先輩というのは

部下が何がわからないか

わからないことが多いものなんです。

 

 

特に新人さんはわからないことが当たり前です。

「わかったふり」は禁物です。

 

逆に質問することで

周りの人達への確認にもなるので

まとめる人にとってはありがたいものなんです。

 

 

優先順位を確認する

 

 

優先順位が確認できていない人ほど

うまくいかない人が多いものです。

 

自分が担当している仕事と重なってしまった時など

どちらを優先すべきか確認しましょう。

推測や憶測で勝手に判断してはいけません

 

特に上司や先輩は

自分たちの頭の中でわかりきっていること

部下へ説明しない時があります。

(知っていて当たり前と考えている)

 

結果的に部下が判断を間違えて

怒られるなんてことも・・・

 

 

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報告をする時のコツ

 

 

仕事にて指示や命令を受けた場合

必ずその後の報告をする必要があります。

 

どんな結果であろうとも報告はしなければなりません。

 

報告の仕方によっては上司に

・無駄な時間を使わせたり

・怒らせてしまった

などトラブルにもなりかねません。

 

 

話下手でも使えるホールパート法

 

 

ホールパート法とは

報告の際に結論から先に話し

本題に入る話し方です。

 

この方法を使うと

無駄なく正確に話が伝わるんです。

 

「報告が2つあります」

 

「まず〇〇の件なのですが~」

 

「以上です」

このような話の流れでしょうか。

 

 

作業が遅れている時に使う

 

 

指示された仕事が未だに終わっておらず

催促される場面にて

 

すいません・・・実はまだ終わってなくて、その・・

 

 

まだ終わってない?何を遊んでるんだ!

 

 

これでは上司も怒ってしまいます。

こんな時でもホールパート法

を使えば案外うまく行きます

 

指示された項目のうち80%まで終わってます。

残り20%です。あと30分頂けますか?

 

 

う~ん、あと30分か。急げよ!

 

 

 

 

 

とてもわかりやすい報告だと思いませんか?

 

事実を簡潔にすることで

相手に素早く状況を伝えることができます。

そしてどうするべきかを一緒に伝えられれば

上司は怒ることもできないでしょう。

 

 

推測や感想を話す時は最後に。

 

 

報告の際に憶測で話してしまうことありませんか?

 

お客さんなどに憶測で話すと

あとで痛い目に合いかねません。

 

「まだ時間がありますから多分大丈夫です」

「間に合うんじゃないでしょうか」

「多分問題ないと思うのですが」

 

などと不用意に憶測で最初に話してしまうことで

相手はそれが結論だと勘違いしてしまう

ことがあるんです。

 

多分大丈夫では」 → 「大丈夫

「間に合うだろう」 → 「間に合う

多分問題ない」  → 「問題なし

 

と結論として取られてしまい

 

大丈夫だと言ったじゃないか!?

間に合うって言ったよね?

あなたが問題ないって言うから!

 

 

トラブルのもとになりかねません。

 

もし、憶測や感想を伝える場合は

私の個人的な意見なのですが・・・

 

と付け加えた上で話すようにしましょう。

 

 

いやな報告ほど早くしましょう

 

 

予定より遅れそうだったり、

ミスをしてしまった時など

報告するのはとても言いづらいですよね・・・

 

ですが、

そんな時こそ早く報告しなければなりません。

 

現状を理解し遅れを取り戻すため

周りがフォローできるかもしれません。

 

事前にミスがあったとわかれば、

別の策を講じることも可能です。

 

逆にタイムリミットぎりぎりにミスなど報告されても

手の打ちようがないのです。

その方があなたへの評価も下がることでしょう。

 

自分の不備やミスを速やかに隠さず報告するということは

逆に周囲の信頼を得ることにも繋がるんですよ。

 

 

ミスしてしまった時の考え方

 

 

人間誰でもミスはしてしまいます。

どんなに上司や周りと連携がとれていたとしても

ミスが起こってしまう時もあるものです。

 

まずは迅速に報告することです。

 

叱責もあると思いますが、

そこは素直に受け止めましょう。

ここで逆らったり人のせいにしても無意味です。

ミスは変わらないのですから。

 

・叱責を受けながらメモをとり処置方法をしっかり聞きましょう。

・ミスが起きた原因をはっきりさせることが重要です。

・言い訳をするわけではありません。経緯を話すのです。

 

私はこうやっていたのですが、

どこか間違いがありましたでしょうか?

 

と事実をありのままに話すんです。

2度と同じ過ちを繰り返さないよう対処しましょう。

 

叱られて落ち込んでしまう気持ちもわかります。

またここで逆の立場だったら自分が上司だったら

落ち込みすぎの部下を見てどう思うかを考えて下さい。

 

上司だって怒りたくて怒っているわけではないんです。

部下のために言っているのですから。

 

いつまでもクヨクヨせず

気持ちを切り替えて仕事をしましょう。

 

 

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まとめ

 

上司や先輩と仕事でうまくいくコツはホウレンソウ?気難しい上司には?

挨拶やお辞儀の仕方やマナーは?コミュニケーションの基本?

仕事に行きたくない人は断り方を学べ?無意識に納得させる話術4選

30代40代の東京での就職転職紹介無料サポートがあるって本当?

人との付き合い方や考え方は?仕事やビジネスシーンに必要なスキルとは?

 

いかがでしたでしょうか。

 

指示を上手に受け取ることは大切です。

そこで間違っていれば確実に失敗するからです。

 

報告する際も手際よく行えば素早く正確に上司に伝わり

あなたの評価も上がるに違いありません。

ミスをしたとしても、報告が早ければ十分に取り返せます

むしろ失敗を挽回し成功に導けばもっと評価されることでしょう。

 

・指示や命令を受ける時は正確に

わからないことは必ず質問する

・報告は必ず指示を受けた人にする

・結論を先に事実をありのままに話す

 

 


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