上司や先輩が何を言っているのかわからない!説明が悪い!指示や命令の受け方は?報告のコツは?

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今日もお疲れ様です!自営viloggerのKAZUTONです。

仕事上で人は誰しもこう思います。

「いい所を見せたい」

「できない人間と思われたくない」

それゆえに

わからないのに質問しない

無理な仕事も引き受ける

結局はミスに繋がり周りの人に迷惑をかけてしまいます。

そうならないよう

上司や先輩からの指示や命令を受ける時の基本を考えていきましょう。

指示や命令を受けた時の4つの基本

仕事において、上から指示をされることはよくあります。

指示や命令を受けるだけなら誰でもできます。

重要なのは指示を受けて、それをどうやって成功に導けるかです。

とても重要なことです。

①名前を呼ばれたら必ず返事をする

当たり前のことです。

返事をしない人が最近増えました。なぜ返事をしないのかよくわかりません。

軍国主義の香りがするからとかなのでしょうか?

返事はとても大事です。

あなたが逆に物事を教える立場になった時

生徒を呼びます。

しかし返事をしません。

どう思いますか?

とても態度が悪い生徒だと思うはずです。

そんな態度が悪い生徒に対し、物事を教えたくなるでしょうか?

わからないと困っていて、自分の貴重な時間を割いてまで教えますか?

教えませんよね・・・

当然のことですが、

名前を呼ばれたらどんなに忙しくても必ず返事をしましょう

②5W3Hを確認してメモをとる

5H3Wとは

物事を正確に伝える時に必要とされる8つの確認事項のことです。

指示を受ける際はこの8つの確認事項を使ってメモをとると

自分が困ったとき見失ってしまった時などにとても役立ちます

仕事の成功率もぐんと上がります。

5W

WHY    (いつ)

WHAT    (何を)

WHEN    (いつまで)

WHO         (誰が)

WHERE       (どこで)

3H

HOW         (どのように)

HOW MANY   (いくつ)

HOW MUCH (いくらで)

③内容を復唱し、わからなければ質問

自分が受け取った内容が

間違っていないか、誤解がないか復唱し確認しましょう。

わからないことがあればどんな些細なことでも質問しましょう。

特に新人さんはわからないことが当たり前です。

「わかったふり」は禁物ですよ。

④優先順位を確認する

優先順位が確認できていない人ほど

うまくいかない人が多いものです。

自分が担当している仕事と重なってしまった時など

どちらを優先すべきか確認しましょう。

推測や憶測で勝手に判断してはいけません

報告をする時のコツ

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仕事にて指示や命令を受けた場合

必ずその後の報告をする必要があります。

どんな結果であろうとも報告はしなければなりません。

報告の仕方によっては上司に無駄な時間を使わせたり

怒らせてしまったりなどトラブルにもなりかねません。

話下手でも使えるホールパート法

ホールパート法とは

報告の際に結論から先に話し本題に入る話し方です。

この方法を使うと無駄なく正確に話が伝わるんです。

「報告が2つあります」

「まず〇〇の件なのですが~」

「以上です」

指示された仕事が未だに終わっておらず

催促される場面にて

「すいません・・・実はまだ終わってなくて・・・その・・」

これでは上司も怒ってしまいます。

こんな時もホールパート法を使うんです。

「指示された10Pのうち8Pまで終わってます」

「残り2Pです。あと30分頂けますか?」

とてもわかりやすい報告だと思いませんか?

事実を簡潔にすることで素早く相手に状況を伝えることができます。

推測や乾燥を話す時は最後に。

報告の際に憶測で話してしまうことありませんか?

お客さんなどに憶測で話すとあとで痛い目に合いかねません。

「まだ時間がありますから多分大丈夫です」

「間に合うんじゃないでしょうか」

「多分問題ないと思うのですが」

などと不用意に憶測で最初に話してしまうことで

相手はそれが結論だと勘違いしてしまうことがあるんです。

多分大丈夫では」 → 「大丈夫

「間に合うだろう」 → 「間に合う

多分問題ない」  → 「問題なし

と結論として取られてしまい

「大丈夫だと言ったじゃないか!?」

「間に合うって言ったよね?」

「あなたが問題ないって言うから!」

とトラブルのもとになりかねません。

もし、憶測や感想を伝える場合は最後に

「私の個人的な意見なのですが・・・」

と付け加えた上で話すようにしましょう。

いやな報告ほど早くする

予定より遅れそうだったり、ミスをしてしまった時など

報告するのはとても言いづらいですよね・・・

ですが、そんな時こそ早く報告しなければなりません。

現状を理解し遅れを取り戻すため周りがフォローできるかもしれません。

事前にミスがあったとわかれば、別の策を講じることも可能です。

逆にタイムリミットぎりぎりにミスなど報告されても

手の打ちようがないのです。その方があなたへの評価も下がることでしょう。

自分の不備やミスを速やかに隠さず報告するということは

逆に周囲の信頼を得ることにも繋がるんです。

ミスしてしまったらどうするか

人間誰でもミスはしてしまいます

どんなに上司や周りと連携がとれていたとしても

ミスが起こってしまう時もあるものです。

まずは迅速に報告することです。

叱責もあれると思いますが、そこは素直に受け止めましょう。

ここで逆らったり人のせいにしても無意味です。

ミスは変わらないのですから。

叱責を受けながらメモをとり処置方法をしっかり聞きましょう。

ミスが起きた原因をはっきりさせるために経緯を話すことも重要です。

言い訳をするわけではありません。経緯を話すのです。

「私はこうやっていたのですが、どこか間違いでもありましたでしょうか?」

と事実をありのままに話すんです。

2度と同じ過ちを繰り返さないよう対処しましょう。

叱られて落ち込んでしまう気持ちもわかります。

またここで逆の立場だったら自分が上司だったら

落ち込みすぎの部下を見てどう思うかを考えて下さい。

上司だって怒りたくて怒っているわけではないんです。

部下のために言っているのですから。

いつまでもクヨクヨせず気持ちを切り替えて仕事をしましょう。

まとめ

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いかがでしたでしょうか。

指示を上手に受け取ることは大切です。

そこで間違っていれば確実に失敗するからです。

報告する際も手際よく行えば素早く正確に上司に伝わり

あなたの評価も上がるに違いありません。

ミスをしたとしても、報告が早ければ十分に取り返せます

むしろ失敗を挽回し成功に導けばもっと評価されることでしょう。

・指示や命令を受ける時は正確に

わからないことは必ず質問する

・報告は必ず指示を受けた人にする

・結論を先に事実をありのままに話す

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