仕事の優先順位をつける方法やコツは?残業したくない?時間を上手に使うには?

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今日もお疲れ様です!自営viloggerのKAZUTONです。

仕事をしていく中で重要なのは優先順位をつけることです。

会社内や店内で同じような仕事をしていても

・できる人

・できない人

に分かれてしまいますよね。

時間というものは限られています。

その時間をどう使おうとも個人の自由ですが

「時間を上手に使える」というのも立派な能力の一つです。

優先順位をつけるのも立派な能力

仕事をしていく上で仕事に対するスキルももちろん重要です。

専門的な仕事の場合、

その専門的スキルが高いか低いかで仕事をもらえるかどうかかわってきます。

全ての人が同じ能力であれば仕事が「できる」「できない」なんて生まれません。

スキルの高い人もいれば低い人もいます。

世の中の風潮としてスキルが低い人は軽視されやく、

その人自身が風潮に飲み込まれ勝手に諦めていくことが多いです。

ですが、どんなに専門的スキルがある人でも「優先順位」をつけることができない人は

仕事がはかどりません。仕事が遅いということは生産性が低く信用度も下がってしまいます。

もし専門的スキルが高い人に比べた時にあなたが低い人だったとしても「優先順位」をつけて

テキパキ仕事をこなして行くことができれば生産性も上がり、多くの仕事をこなせる人には

仕事の依頼も増え信用も高まることでしょう。

チェンジオブペース

よくスポーツなどで使われる言葉です。

テニスなどでも使われるテクニックの一つでもあります。

テニスで勝つ為に必要なものはなんでしょうか?

・ボールを打つ力の強さ

・素早く対応する判断力

・いつまででも動き続ける持久力

どれも大切なスキルですよね。

これらのスキルがあるに越したことはありませんが、

全てのスキルを高いレベルで持てるのはごくわずかなプレイヤーです。

そんなプレイヤーに常人が正攻法で立ち向かっても勝てるわけがありません

どうすれば勝てるのか?

頭を使うんです。

それがチェンジオブペースという方法です。

いつも速い速度で球を打ち合いラリーしていた時など、急に遅い球で返すんです。

ペースを変えるということですね。

相手は速い球に慣れていたため遅いためへの反応が遅れます。

速い球から遅い球への対応へ相手の優先順位を変更させているんですね。

そう思わせて速い球で打ち返してみたり、ラインギリギリの山なりの球を打ったりして

相手の優先順位をコロコロと返させペースを崩し混乱させる技を

チェンジオブペースといいます。

仕事においても

どんなに相手が専門的スキルを持っている人だとしても

優先順位をコントロールできる人はそれらと同等それ以上の強さがあるということです。

優先順位を日々の習慣で身につける

優先順位を日々の習慣から身につけて行くことをオススメします。

いきなり変えようとしても習慣化されていなければ長くは続きません。

明日やることをメモに書き出す

一日の仕事が終わってさぁ寝よう!

ちょっと待った!!

寝る前に明日やるべきことを箇条書きでメモや手帳などに書き出しましょう。

今、やるべきことがわかっていても朝起きて忘れていることがよくあります。

また、毎日書き出すことにより以前の書き出しなどを見返すことができ

忘れていたことなどふと思い出すことにも役立つツールになります。

簡単なタスクから終わらせていく

タスクというのは「作業」「課題」などのことです。

一日の仕事は大小さまざまでたくさんあります。

大きな仕事も大事なのですが、頭をあまり使わない小さな作業

すぐに終わらせてしまうと後々楽になります

大きな仕事が終わると達成感で満たされ他の作業効率が落ちる傾向にあるからです。

また、小さなタスクが急に割り込んでくることってありますよね。

メールの返信だけで済むような簡単な仕事は、その場ですぐに終わらせていくといいです。

できる人ほど忙しい人ほど返信が速いと言いますよ。

忘れないことも重要

どんなに優先順位をつけて効率的に仕事を行っていても

それらを忘れてしまっては元も子もありません。

物事を忘れない仕組みを作ることが大切です。

いろいろな人がいていろいろな方法があります。

・手帳のスケジュールで確認

・スマホのカレンダーで管理

・会社のデスクのカレンダーに書き込む

・ネット上でのスケジュールアプリを使う

・メモ書きを活用する

など、なんでも良いと思います。

自分のやりやすい手法で忘れない仕組みを構築しましょう。

時間を設定する

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人は時間が限られている人の方が仕事がはかどります

夏休みの宿題など夏休み当初のまだ1カ月もある時期は

宿題をやるにしてもはかどらないものです。

ですがあと1週間となると宿題を進める手も早くなるというもの。

危機感もありますが、人は時間が無い人の方が集中力も増し

物事を終わらす力が高まると科学的にも証明されています。

完璧を求めずにまず終わらせる

仕事が遅い人というのは特にそうなのですが

作業を完璧にこなそうとしている人が多いんです。

だからといって適当にやっていいと言っているわけではありません

完璧を求めるあまり遅いことが問題なんです。

それが当たり前になってしまうのが怖いところですね。

まずは完璧を目指すよりも仕事一つ一つを終わらせることを目標にしましょう。

それに慣れてくればより精度の高い完璧な作業に近づいていくものです。

重要な仕事だが急ぎではない作業ほど早めに終わらせる

優先順位の付け方として急いでいるものを優先する傾向があります。

もちろん急がなければならない作業を優先するのは当然です。

そうではなく、何故急がなければならなくなったかを考えましょう。

重要でかつ急ぎの仕事が急に発生することもあるでしょう。

ですがそういう人は周りからも信頼が厚く、かつ実績のある人だと思います。

なぜ緊急な仕事を振られてもすぐに対応することができるのか。

それは「重要だが急ぎではない仕事」優先順位を高くしているからです。

重要だが急ぎではない仕事だとしても確実に期限があるはずです。

夏休みの宿題と一緒なのですが、「まだ期限があるから後でいい」と考えると

仕事の効率も下がり、手につかなくなります。

もし夏休み終了1週間前に追加の課題が与えられたらどうでしょうか?

宿題を後回しにしていた者は追加の課題にまで手が回らないでしょう。

ですが急ぎではない重要な仕事早めに終わらせていた場合

即座に対応できるはずです。

つまりは急がなければならない仕事を必死にやっている人は

急いでいない時に仕事を終わらせておけば、慌ててギリギリに急ぐ必要がないのです。

重要だが急いでない仕事もいづれは重要で急ぎの仕事になるわけで

ならばそうなる前に先に終わらせておこうということですね。

急に上司に重要な仕事などを振られた時も即座に対応できるよになり

評価も信頼も上がると言うものです。

仕事を振るということ

人には誰しも得意分野があります。

どんなに優秀な人でも一つの分野に限っては劣る時もあります。

先ほどから何度も伝えておりますが

人はたくさんの仕事を抱えていると思います。

中には仕事によって自分よりも得意な部下もいるでしょう。

専門的なスキルを持つ人でさえも仕事をお願い(振る)するんです。

それはあの人が担当した方が速い!これは自分でやるべきだ!

周りの人の強みも把握できるようになれば作業を分担することができ

さらに効率よく仕事を終わらせて行くことができるようになるでしょう。

人を使うことでさえも優先順位をつけれるようになれば鬼に金棒です。

まとめ

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いかがでしたでしょうか。

優先順位をつけることがどれほど重要か理解できたと思います。

優先順位をつけるからこそ優先するべきでないことを速く終わらせる必要があったり

見えないものが見えてくるものです。

いくら能力に差があったとしても優先順位をつけ自分をコントロールすることで

自分には持ち合わせない専門的スキルの持ち主さえも凌駕することができるのです。

・優先順位をつける力も立派な一つの能力

・スキルで劣っていても優先順位をつけることで同等かそれ以上の力を発揮できる

・急ぎではない仕事から終わしていけば最終的に全て急ぎではない仕事になる

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