会議なんて意味あるの?面倒くさいだけでは?打ち合わせとの違いは?

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今日もお疲れ様です!自営viloggerのKAZUTONです。

皆さん、仕事をしている上で会議に参加されたことありますよね。

しかし実際に会議と聞いてこう思う人が多いのではないでしょうか?

面倒くさい・・・

最近はなんでもかんでも会議と称して人を集め

配布した資料通りに話を進めて、最後に質問タイムがあって終了する。

これで1~2時間という所でしょうか?

確かにそんなものは会議とは言えません

その資料を読んでおいて下さいメールか何かで送っておけばいいんです。

それを各自目を通せばいいだけの話です。

会議なんて必要性はあるのでしょうか?

会議という名前をつけることに問題がある

会議というのは字を読んでのごとく

人が集まり、議題について意見や相談をすることです。

一人で物事を考える時も重要ですが、先入観やクセなどで

考え方が同じになってしまいます。そこに違う人がいて違う意見を聞いたら

「その考えは自分には無かった!」なんてことはありませんか?

会議というのは自分一人で考えず、みんなで議題(問題)に対し

それぞれの意見を出し合って情報や知識を溜めてよりよい答えを出す場です。

最終的には物事を決定する場でもあります。

連絡、報告会になってしまっている

一般的な「会議」と呼ばれるものはこのパターンが多いです。

私もこのような会議と称したものに何度も参加させられたことがありました。

作られた資料を渡され、その資料の通りに司会者が話を進めていく。

たまに、モニターなどで画像や映像も見せられる。

途中で休憩をはさみつつ、同じことを繰り返し、

最後は今までの中での質疑応答タイム。

こういうのは会議とは言いません。

連絡会、もしくは報告会でしょう。

はっきり言ってその渡された資料をちょっと詳しい内容に書き換えて

メールか何かに添付して全員に送ればいいだけの話なんです。

なぜ会議を面倒くさいと感じてしまうのか

私も含め会議は面倒くさいと思っている人は多いと思います。

そこにはちゃんとした理由があるんです。

・会議の内容や目的が曖昧

毎月1回は定例会議を行うとかよく聞きますが、

毎回意味のあるものになっているのでしょうか?

中にはとても重要な会議の日もあるかと思います。

しかし、ほとんどはただ集めると決まっているから

そこそこの情報を報告したりするような場になっているのではないでしょうか?

・会議に参加するメリットがあまりない

私がよく感じることなのですが、

そこに参加して自分にプラスになることがほとんどないんです。

資料を自身たっぷりに読み上げる司会者。

子供じゃないんだから、別に音読されなくても自分で目を通せます

その方が遥かに早いし大した情報でもない。

質問ありますか?と聞かれますが、

ほとんどが資料によって明確になっていることが多く

特に質問がないことが多いですよね。

でも何かと質問をしない人はダメみたいな風習もあります。

なので、特に無いにも関わらず、

無理矢理にでも質問しなくてはいけない環境苦痛で仕方ありません。

それに大勢の前で質問することに抵抗を感じる人も多い。

本当は質問があったとしても、偉い方々がたくさんいるような場では

「これを言っても大丈夫だろうか?」

「あそこに担当している上司がいるから質問やめとこう」

など言いたくても言えない環境になっていることも多い。

少人数にしたり、質問は無記名で紙に書いたりメールなりでもいいと思います。

言いたいことが言えない意見しづらい場と化していることが多いんです。

そんなことにいちいち時間を割かれるくらいならば

別の仕事をやっていた方がメリットがあると感じてしまうのも

無理ありませんよね。

主催者や役員達の自己満足になっている

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中には、会議というものに参加しているから偉い

思っている人もいるようです。

結局、主催者や役員たちが形式的に

連絡会レベルのものを会議として行っていることも多く、

内容よりも会議を行っていることに意義を感じている人も少なくありません。

もちろん大切な重要な会議も中にはあると思いますが

全てがそうとは言い切れないのが現実です。

情報だけメールで送ればいいという話をすると

「集めるのは顔を見たり、直接話を聞きたいからだ」

と言われることもあります。であれば会議と称して集める必要なんてありません

お昼に食事会でも開けばいいんです。

わざわざ会議などという堅っ苦しい場を設定する必要なんてありません。

いちいち緊張させてどうするんですか。コミュニケーションを図りたいならば

会議である必要なんてないのです。

その度に参加させられる下の人間の気苦労も考えて下さい。

会議と打ち合わせは違う?

会議と打ち合わせは何が違うのか?

会議というのはその議題に対して明確な答えを出します

物事を決定する大事な場なんです。

まだ答えが決まっておらず、そこではっきりさせるんです。

その為、雰囲気も重く、緊張感も漂うこともあるでしょう。

打ち合わせというのは情報を共有する場なんです。

会議と違い、答え(情報)が明確に存在します。

その情報を他の人達と共有することで意思疎通を図るんです。

ほとんどの会議と称されているものは

この打ち合わせや連絡、報告会になってしまっているんです。

それらに下の人間も参加させられてしまう為、

「会議はいらない」

「会議は悪」

なんて言われることも多いんですね。

会議は必要なんですよ!全体をまとめていくためには欠かせないものです。

ただ、会議とは名ばかりのものが多いということです。

パワーポイント使用禁止令?

パワーポイントってご存知ですよね。

Windowsのoficeに入っているアプリの一つです。

主に、プレゼンテーションの資料作成などによく使われます。

そのパワーポイントを使用禁止するってどういうことなのか。

会議資料作成に時間を費やしすぎている

会議の資料っていろいろあるとは思いますが

中にはとても凝っている資料もあります。

また、情報をまとめる必要があるため、今までのデータを集め見直し

それをグラフや表などにして資料にするため時間がかかってしまうんです。

今までのデータをまとめることはとても重要なのですが、

それを今する必要があるのか?ということなんです。

連絡、報告会レベルだからこそ、そのような資料が必要になってしまうわけで

本来会議というのは議題があって、それについて意見を交わし答えを導きだすもの。

資料がいるとすれば、

議題とそれらの軽い情報を箇条書きにでもしておけばいいんです。

それらについて話し合う場なのですから。大層な資料を読み上げる場ではありません。

その資料作成を時間をかけて行うのならば、

その無駄な時間を通常業務に回した方が遥かに有益だということなんです。

言われてみればそうだと思いませんか?

パワーポイントで資料作成するな!と様々な企業が禁止令を出しているんだとか。

まとめ

経費削減の提案やアイデアと税金対策のコツは?経営や運営に必要なお金の考え方とは?

いかがでしたでしょうか。

会議が必要ないわけではありません。

物事を決める大事な場面では絶対に必要です。

打ち合わせも連絡、報告会も意味があれば必要です。

ですが、特に何もない定例会議などをしているのであれば

やめた方がいいのかもしれません。

コミュニケーションのためと仰る場合は

仕事終わりに部下を飲みにつれて行くでも良いと思います。

大勢の社員さんがいらっしゃるならば

広い会議室などで食事会を開くでもいいのではないでしょうか?

食事やお酒の席の方が必要ないことまで聞かされる会議よりも

部下は喜んで参加してくれると思いますよ。

・会議ではなく連絡、報告会になっている

下の人間がどう感じているか考えていない

・参加するメリットが無いため面倒と感じる

・物事を決める会議は本来とても重要なもの

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